Halverwege 2019 wordt Sebastiaan uitgenodigd om een presentatie van de ING bij te wonen. In deze presentatie ging het over o.a. robotisering. Sebastiaan: “Daar was ik me dat jaar al in aan het verdiepen, dus dat kwam mooi uit.” Bij die presentatie waren ook wij als Nidaros aanwezig, maar dan als spreker. “Hij (red.: Gerben) vertelde vol enthousiasme over zijn product en waar ze voor staan bij Nidaros. Het was een zeer interessante pitch en deze is echt blijven hangen. We wilden al langere tijd menselijke handelingen laten overnemen binnen onze organisatie. Ik ben toen in gesprek gegaan met onze afdelingen financiën en wonen omtrent het proces storneringen. Dit bleek een zeer arbeidsintensief proces te zijn; vanaf het moment dat de stornering wordt geregistreerd tot aan dat de klant gebeld wordt.”
Resultaat
Sebastiaan vervolgt: “We hebben dit hele proces uitgetekend en eerst geoptimaliseerd voordat we de keuze zouden maken of robotisering kon bijdragen aan de oplossing die wij voor ogen hadden. Daarna hebben we Gerben uitgenodigd om mee te kijken en hij gaf aan dat het gewenste proces – zoals wij die voor ogen hadden – prima te robotiseren was.” Begin 2020 waren de eerste contracten tussen Nidaros en woningbouwvereniging Bergopwaarts rond. Daarna ging het snel, want begin maart draaide er al een robot. Om draagvlak binnen de organisatie te creëren, hebben ze de robot bij Bergopwaarts op een ludieke manier geïntroduceerd. Sebastiaan: “Deze hebben we namelijk geïntroduceerd als een nieuwe medewerker. In de nieuwsbrief hebben we onze nieuwe collega ‘Rob’ aangekondigd en voorgesteld. We hebben aangegeven dat Rob ons kwam helpen met het verwerken van de storneringen. Op het eind van het nieuwsbericht hebben we toegevoegd: o ja, Rob is een robot.” Door de robot voor te stellen als een echte collega, kreeg men er een menselijk gevoel bij. “Want Rob is echt een collega – een hele actieve zelfs.” Rob heeft eerst onder streng toezicht gewerkt, maar in juli kon Rob helemaal zelfstandig aan de slag.
En met mooi resultaat. Want Rob werkt gemiddeld 90 seconden per dag en bespaart daarmee 12 uur werk per maand. “En dan is dit pas één proces!” geeft Sebastiaan aan. “We willen insteken op verdere innovatie. Robotisering is daarin een hele mooie tool. Niet alleen levert het enorm goede datakwaliteit, maar ook de snelheid van het proces is top. Maar het belangrijkste is dat we tijd vrijmaken bij onze medewerkers. Zij hebben weer tijd om te doen waar ze goed in zijn en wat ze leuk vinden. We hebben nu meer tijd voor onze klanten om ze echt verder te helpen.”
En nu?
De samenwerking met Bergopwaarts houdt voorlopig nog niet op. Sebastiaan: “we zijn nu alweer bezig met het uitwerken van twee andere processen. Eén daarvan is een kasstroomoverzicht uit ons ERP systeem. Dit moet ingelezen worden in ons Business Intelligence platform. Daar bestaat geen koppeling voor. Bij het ontbreken van deze koppeling, is robotisering daar een goede oplossing. Rob kan dan mooi deze taak overnemen. Het tweede proces heeft te maken met digitalisering van de bedrijfsprocessen. Hieronder valt bijvoorbeeld ook een deel klantcontact omtrent huurcontracten. We willen klantgemak voorop stellen en fysiek contact beperken. Dan is het ondertekenen van een huurovereenkomst een punt in het proces wat anders georganiseerd kan worden. Dit proces bevat veel verschillende stappen en handelingen. Dus ook dit hele proces gaan we optimaliseren en willen we uiteindelijk robotiseren met behulp van Rob.” Het streven is om dit eind april 2021 rond te hebben. En wanneer deze processen zijn gerobotiseerd, blijven we samenwerken om zoveel mogelijk tijd vrij te maken bij de medewerkers van woningbouwvereniging Bergopwaarts. Meer tijd en meer ruimte, wie wordt daar nou niet gelukkig van?
Benieuwd naar hoe jouw bedrijf tijd kan besparen met RPA?
Neem dan contact met ons op. Dan bespreken we de mogelijkheden om je eigen virtuele medewerker in de armen te nemen.