Van één gerobotiseerd proces naar 44 gerobotiseerde processen. Toen Ton Goedhart vier jaar geleden bij Arbo Unie begon als IT-manager, kon hij niet wachten om zijn handen uit de mouwen te steken en echt iets neer te zetten. En dan heeft hij gedaan!
Ton is bij Arbo Unie verantwoordelijk voor het aansturen van de leveranciers, maar ook voor de dagelijks gang van zaken op het gebied van IT zodat de business kan blijven draaien. Ton liep aan tegen een te hoge workload op de servicedesk, en raakte in gesprek met onze Gerben over RPA. Gerben was al een bekend gezicht bij Arbo Unie, dus die link was zo gelegd. Ton: “De servicedesk kon de hoeveelheid werk niet aan. Als je kijkt naar het proces van indiensttreding, dan zitten daar alleen al meer dan vijftien handelingen aan vast. Op een gegeven moment stonden er wel 800 van die handelingen open. Het was teveel om bij te houden. Toen had ik zo iets van: nu moet er iets gebeuren en gaan we kijken of we kunnen robotiseren.”
Zo gezegd, zo gedaan. Er is in dit geval bewust gekozen om klein te beginnen. Ton: “We hebben ervoor gekozen om het proces van indiensttreding als eerste aan te pakken. En niet in één keer, maar in kleine stapjes. We hebben het proces uitgetekend en gekeken waar de robot ingezet kon worden. Vervolgens zijn we stap voor stap aan de slag gegaan met de robot.” Het bleek lastiger dan verwacht. En dan hebben we het niet over het daadwerkelijk robotiseren, maar meer over het creëren van tijd en draagvlak bij de medewerkers van de servicedesk. Ton: “Ze hadden het bij de servicedesk natuurlijk enorm druk. Dus toen ik zei dat we om de tafel moesten om processen uit te tekenen en in kaart te brengen, was de eerste reactie logischerwijs dat daar helemaal geen tijd voor was!” Maar toen er werd gezien in hoeverre robotisering een positieve bijdrage kon leveren aan de werkzaamheden, was iedereen verkocht. “Vanaf dat moment kwam men ook zelf met processen die geschikt waren. Je merkte ook dat het robotiseren van processen een bepaalde rust met zich meebracht. Er kwam meer tijd vrij en men kon zich focussen op werkzaamheden en taken van een grotere toegevoegde waarde voor het bedrijf.” aldus Ton.
Inmiddels is ook het proces van uitdiensttreding gerobotiseerd samen met nog 42 andere processen. Dat betekent dat er nu in totaal al 44 processen binnen Arbo Unie zijn gerobotiseerd. En als het aan Ton ligt, worden dat er nog veel meer: “Ik wil eigenlijk langs alle vestigingen gaan om daar te laten zien wat de vele mogelijkheden van RPA zijn. Door bijvoorbeeld video’s te laten zien of een kleine workshop te geven. Ik weet zeker dat we dan makkelijk weer 30 processen ophalen die we kunnen robotiseren.”
Ton vervolgt: “Nidaros is altijd bereid om met je mee te denken over de mogelijkheden binnen je bedrijf. Daarnaast is robotisering voor vrijwel ieder repeterend proces geschikt. Je bespaart niet alleen enorm veel tijd, maar de kwaliteit van je processen gaan er ook op vooruit. En daarnaast voldoen we nu makkelijk aan de gestelde eisen omtrent AVG en bepaalde NEN-normen. Zit je ook te denken aan het omarmen van RPA? Mijn tip: begin klein en doe het op een agile manier.”
Benieuwd naar de mogelijkheden van RPA?
Neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op. Dan kijken we samen naar de mogelijkheden van RPA binnen jouw bedrijf.