Home » Blog » Excursies van het Alfa-College, de robot regelt jouw reis!

Excursies van het Alfa-College, de robot regelt jouw reis!

Alfa-College - De robot regelt jouw reis

Een tijd geleden kwamen we in aanraking met Gerben van der Meulen, teamleider bij Business Ambachten van het Alfa College. De Business Ambachten is onderdeel van de Business School Alfa College. Vanuit de Business School worden er geregeld excursies georganiseerd, zowel naar het binnen- als buitenland. 

Dit zijn excursies waar de studenten zich vooraf voor kunnen inschrijven. Het verwerken van de inschrijvingen voor zo’n excursie en het afhandelen van de betalingen werd nog allemaal handmatig gedaan. Dat proces zag er als volgt uit: studenten schreven zich in, kregen een factuur en betaalden deze. Op zich geen probleem. Maar wat vaak gebeurde, was dat een deel van de studenten die zich inschreven, zich vervolgens weer terugtrok op het moment dat er daadwerkelijk betaald moest worden. Daar kwamen veel administratieve handelingen uit voort. Het handmatig (laten) inschrijven was dus nog niet eens zozeer het probleem. Het probleem zat hem veel meer in het feit dat wanneer een student zich terugtrok, dit veel tijd en extra handelingen kostte om de inschrijving weer terug te draaien. Menselijke handelingen die veel tijd kostten. 

Gerben: “We hebben toen met Nidaros besproken of we dit proces konden robotiseren. Na een inventarisatie van het probleem, werd al snel duidelijk dat het relatief eenvoudig op te lossen was. Nidaros heeft ons geholpen met het aanmaken van een website waar studenten zich gemakkelijk konden inschrijven voor een evenement en heeft voor Gerben een beheer site gemaakt in de vorm van een dashboard, waar hij het beheer en voorraad van de excursies bijhoudt. Wij zetten de reis vervolgens met gemak online, de student schrijft zich in en moet daarna meteen een aanbetaling doen van €200. Ze worden direct doorgestuurd naar de betaalpagina en vervolgens wordt de plek gereserveerd. Zo ondervangen we meteen het probleem van studenten die het niet kunnen betalen, verlagen we de drempel en hebben we achteraf niet te maken met terugtrekkers en afhakers. Dit bespaart ons veel tijd en moeite!”

Gerben vervolgt: “Ook hebben we met Nidaros geregeld dat er een maximum aantal studenten wordt ingesteld per reis. De robot houdt dit per reis bij. Vol is daarmee ook meteen vol. Dat ging voorheen namelijk ook nog wel eens mis. We werkten toen met eerste en tweede keus en het kwam geregeld voor dat we sommige studenten dan niet naar hun eerste keus konden laten gaan. Met deze oplossing hebben we dat probleem niet meer. We vermelden van tevoren wanneer de inschrijvingen open gaan, zetten de reis online en verder hebben we er zelf – dankzij de robot – helemaal geen werk meer van. De inschrijving wordt automatisch doorgezet naar de financiële afdeling die het restbedrag verder afhandelt. We hebben dus het gehele proces van het livegaan van de website tot aan het automatiseren van de facturen gerobotiseerd. Alle problemen die we voorheen hadden, zijn door Nidaros (en onze nieuwe virtuele medewerker) ondervangen!”

Door het robotiseren van tijdrovende processen, hebben de medewerkers binnen de Business School meer tijd over om werkzaamheden te verrichten die ze leuker vinden en waar ze meer impact mee kunnen maken. Want van handmatig facturen crediteren is nog nooit iemand gelukkig geworden. Daarnaast werkt een robot super snel én foutloos.

Benieuwd naar de mogelijkheden van RPA?

Neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op. Dan kijken we samen naar de mogelijkheden van RPA binnen jouw bedrijf.