Probleem
Binnen de afdeling van dit bedrijf uit de public sector komen dagelijks vele betalingen binnen. De meeste betalingen kunnen geautomatiseerd worden afgehandeld. De overige niet-geautomatiseerde reconciliatie posten zullen erbij gezocht moeten worden door de medewerkers. Dit is een tijdrovende taak.
Uitdagingen
Aan de hand van de gevonden informatie uit de bankmutaties zoals de SEPA beschrijving, bankrekening, tenaamstelling en het bedrag, zal in het administratief pakket de juiste klant met openstaande posten gevonden moeten worden.
Oplossing
In de ochtend worden de betaalbestanden van de bank automatisch opgehaald en ingelezen in de administratieve software van de klant. Aan de hand van de mutatielijst loopt de robot één voor één de mutaties af. Elke niet-geautomatiseerde reconciliatie zal de robot erbij zoeken aan de hand van het klantnummer en de openstaande facturen.
Impact
Door werkdruk, weekenden en vrije dagen kan het voorkomen dat de reconciliatie een dag wordt overgeslagen. Door deze oplossing wordt de reconciliatie elke dag verwerkt. De medewerker houdt alleen boekingen over die extra persoonlijke aandacht vragen. Door deze oplossing heeft de klant meer tijd voor klantcontact.