Een aantal jaar geleden is Nidaros een samenwerking gestart met Treant, een organisatie met 3 ziekenhuislocaties en 17 centra voor wonen en zorg in Drenthe en Groningen. Inmiddels wordt het Robot Process Automation (RPA) van Nidaros op verschillende manieren gebruikt binnen de zorggroep. Reden voor ons om de samenwerking te bespreken met Ineke Potze-Vloo, applicatiebeheerder bij Treant en Henriët Nies-Holtrust, applicatiebeheerder bij mijnCaress.
Treant maakt op meerdere manieren en voor verschillende systemen gebruik van RPA. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt niet vanaf het begin bij systeembeheer, dat is later pas gekomen. De eerste toepassing van de robot werd geïmplementeerd in het P&O systeem dat door Treant gebruikt wordt. Er werd gestart met het robotiseren van enkele repeterende processen voor het registreren van uren. Later is dat uitgebreid en zorgt de robot bijvoorbeeld voor het registeren van gebruikers en worden er herberekeningen gedaan om uren te controleren.
Naast het P&O systeem, wordt RPA ook gebruikt door de afdeling infectiepreventie en is het geïmplementeerd in mijnCaress. Door de ontwikkelingen omtrent het COVID-virus, is er veel werk ontstaan voor infectiepreventie. Medewerkers van de zorggroep worden regelmatig getest op besmetting met het virus. Tot voor kort werden de uitslagen telefonisch doorgegeven, waardoor er veel werk ontstond. Sinds een aantal maanden heeft RPA dit deel van het proces overgenomen. Zodra een medewerker getest wordt en de uitslag bekend is, geeft de robot een signaal voor het versturen van een sms naar de betreffende persoon. Door de sms te openen kan de medewerker direct zien of zijn of haar uitslag positief of negatief is. In het geval van een positieve uitslag wordt er uiteraard nog wel gebeld door een medewerker van infectiepreventie. Het automatiseren van dit proces scheelt veel werk en tijd.
Een andere module wordt gebruikt door mijnCaress, een systeem waarin onder andere uitslagen van onderzoeken worden verwerkt. Waar voorheen medewerkers de uitslagen moesten opzoeken en op de juiste manier verwerken, doet de robot dat tegenwoordig. Zodra er uitslagen bekend zijn, worden deze door de robot opgepakt. RPA kijkt naar de uitslagen en maakt vervolgens automatisch een bericht aan dat er uitslagen zijn en om welke soort uitslagen het gaat. Een andere taak die wordt uitgevoerd is een bericht afgeven zodra er een specialistenbrief binnenkomt in het systeem.
Ervaringen met Nidaros en RPA
Omdat er op verschillende manieren gebruik gemaakt wordt van de diensten van Nidaros, zijn we benieuwd naar de ervaringen. Henriët vertelde ons zonder te twijfelen dat de samenwerking goed is en er snel gereageerd wordt door Nidaros. Als er vragen zijn of zaken besproken moeten worden, dan wordt er vaak al binnen een uur een reactie gegeven. Henriët voegt daaraan toe dat het in veel gevallen gaat om extra functies of om iets nieuws te bespreken. Nidaros gaat volgens haar nooit een nee uit de weg en onderzoekt altijd wat de mogelijkheden zijn.
Ondanks dat het werk van de robot niet zichtbaar is, zijn de ervaringen met RPA ook goed. Een voordeel van de samenwerking is, dat Nidaros niet een compleet systeem en de werking daarvan hoeft te kennen om RPA te implementeren. Eenvoudig gezegd hoeft Nidaros alleen te weten welke route er in een bepaald proces gelopen wordt en wat de stappen zijn voor het bewandelen van deze route door de robot.
Wat daarvoor van groot belang is, is het op orde hebben van processen binnen de organisatie. Alle handelingen die de robot uitvoert, worden in eerste instantie gedaan door personen. De handelingen moeten goed op elkaar afgestemd zijn, zodat er geen problemen tijdens het proces ontstaan. Als het wel ergens mis gaat, dan kan de robot daar niet op inspelen. Om die reden zijn er ook al enkele zaken stopgezet, om de betreffende processen te evalueren en aan te passen waar nodig. De samenwerking is in principe ook een goede spiegel voor de organisatie, omdat er zo kan worden achterhaald of processen op de juiste manier zijn ingericht.
Nieuwe ontwikkelingen
De samenwerking tussen beide partijen staat niet stil. Op dit moment wordt er bijvoorbeeld gewerkt aan nieuwe toepassingen van RPA. Zo wordt er gewerkt aan het robotiseren van het aanmaken van accounts voor medewerkers in een registratiesysteem dat intern gebruikt wordt door Treant. De eerste stappen zijn gezet om te beginnen met het aanmaken van accounts voor nieuwe externe zorgverleners. Als dat proces op de gewenste manier geïmplementeerd is en naar wens werkt, dan zal dit ook doorgezet worden voor het aanmaken van accounts voor interne zorgverleners.
De ontwikkelingen rondom dit proces staan nog in de kinderschoenen. Er wordt nu bijvoorbeeld onderzocht op welke manier de robot toegang kan krijgen tot het betreffende systeem. De volgende stap is het klaarmaken van het proces voor de robot. De route voor dit proces is al wel helder, alle stappen zijn tot in detail uitgewerkt door Nidaros.
Voor systemen waarvoor de robot al processen heeft overgenomen wordt ook continu onderzocht of er nieuwe toepassingen mogelijk zijn. Er wordt bijvoorbeeld al nagedacht over een uitbreiding, waarmee accounts door de robot worden stopgezet als deze niet meer in gebruik zijn of niet meer gebruikt mogen worden. Verder wordt er samen met Nidaros gekeken of er meer repeterende handelingen zijn die de robot kan overnemen.
Doordat beide partijen met een andere blik kijken naar bestaande en nieuwe mogelijkheden, wordt er ook buiten de kaders gezocht naar geschikte toepassingen. Dat is wat volgens Ineke en Henriët de samenwerking met Nidaros extra prettig maakt.
Benieuwd naar de mogelijkheden van RPA?
Neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op. Dan kijken we samen naar de mogelijkheden van RPA binnen jouw bedrijf.